Where do your room availability and prices live today?

When a guest books a room right now, which system records that booking and decides whether a room is still available?

Choose one

• AA property management system (PMS) or channel manager, for example Opera, Mews, Cloudbeds, SiteMinder, ezCloud, or similar. Please name it, and tell us whether all hotels use the same one.
• BNothing central. Reception keeps availability in spreadsheets, a whiteboard, or per-hotel software that does not talk to the internet.
• CA mix: some hotels on a system, some not. Please say which.

Why we ask: if a system already owns your availability, the new website must read from it and write bookings back into it. If we let the website keep its own separate record of what is free, the two will disagree, and the result is double-booked rooms. If there is no such system, the website becomes that system. That is a significantly larger project, and it changes how reception works.

Our recommendation: option A if it exists. Please also confirm you have (or can request) API access from that vendor. Some charge for it, and some require the hotel to be on a higher plan.

Hiện tại tình trạng phòng trống và giá phòng được lưu ở đâu?

Khi một khách đặt phòng ở thời điểm hiện tại, hệ thống nào ghi nhận đơn đặt đó và quyết định phòng còn trống hay đã hết?

Chọn một phương án

• AMột phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hoặc phần mềm quản lý kênh phân phối (channel manager) (channel manager), ví dụ Opera, Mews, Cloudbeds, SiteMinder, ezCloud hoặc tương tự. Anh/Chị vui lòng phần mềm, và tất cả các khách sạn có dùng chung một phần mềm hay không.
• BKhông có hệ thống tập trung. Lễ tân quản lý phòng trống bằng file Excel, bảng theo dõi thủ công, hoặc phần mềm riêng của từng khách sạn không kết nối internet.
• CKết hợp cả hai: một số khách sạn có phần mềm, một số chưa. Vui lòng nêu rõ khách sạn nào.

Vì sao chúng tôi cần biết: nếu đã có một hệ thống quản lý tình trạng phòng, website mới buộc phải đọc dữ liệu từ hệ thống đó và ghi đơn đặt phòng trở lại vào đó. Nếu để website tự lưu một danh sách phòng trống riêng, hai bên sẽ lệch nhau và kết quả là bán trùng phòng (double-booking). Nếu hiện chưa có hệ thống nào, thì website sẽ phải đảm nhiệm luôn vai trò đó. Đây là một dự án lớn hơn đáng kể, và sẽ thay đổi cả quy trình làm việc của lễ tân.

Đề xuất của chúng tôi: phương án A nếu đã có sẵn. Anh/Chị vui lòng xác nhận thêm là đã có (hoặc có thể yêu cầu) quyền kết nối dữ liệu (API) từ nhà cung cấp phần mềm đó. Một số nhà cung cấp thu phí riêng cho việc này, một số yêu cầu khách sạn phải nâng lên gói dịch vụ cao hơn.

How far should a guest get on the new website?

Choose one

• ALook, then leave. The website presents the hotels and rooms beautifully, and the "Book now" button sends the guest to your existing booking page or to Booking.com / Agoda.
• BSearch and choose with us, pay elsewhere. The guest picks dates on our site, sees real availability and real prices, and is handed over only at the payment step.
• CComplete the booking with us. The guest chooses dates, pays (or gives a card guarantee) and receives the confirmation email, all on your own website.

Why we ask: option C is the reason to build your own website at all. Every booking taken directly saves the 15–25% commission an online travel agency charges. But it also means we handle money, cancellations and refunds, which requires decisions about payment providers, deposit rules and cancellation policy, and takes longer to launch.

Our recommendation: aim for C, launch in stages. Get every hotel online with A first so the marketing site is live and earning attention, then switch on direct booking hotel by hotel. Please confirm you want to end at C, so we build the foundations for it from day one rather than rebuilding.

Khách truy cập website sẽ đi được đến bước nào?

Chọn một phương án

• AChỉ xem, rồi chuyển đi. Website giới thiệu khách sạn và các loại phòng thật đẹp, nút "Đặt phòng" sẽ chuyển khách sang trang đặt phòng hiện tại hoặc sang Booking.com / Agoda.
• BChọn phòng trên website của mình, thanh toán ở nơi khác. Khách chọn ngày trên website, xem đúng tình trạng phòng trống và đúng giá, chỉ được chuyển sang hệ thống khác ở bước thanh toán.
• CHoàn tất đặt phòng ngay trên website. Khách chọn ngày, thanh toán (hoặc cung cấp thẻ để bảo đảm) và nhận email xác nhận. Toàn bộ quy trình diễn ra trên website của chính Anh/Chị.

Vì sao chúng tôi cần biết: phương án C chính là lý do để đầu tư một website riêng. Mỗi đơn đặt phòng trực tiếp giúp tiết kiệm 15–25% hoa hồng phải trả cho các kênh bán trực tuyến (OTA). Nhưng đồng thời chúng ta cũng phải xử lý tiền, hủy phòng và hoàn tiền, kéo theo các quyết định về cổng thanh toán, quy định đặt cọc, chính sách hủy phòng, và thời gian triển khai sẽ dài hơn.

Đề xuất của chúng tôi: hướng tới phương án C, nhưng triển khai theo giai đoạn. Trước tiên đưa tất cả khách sạn lên website ở mức A để website có mặt trên thị trường và bắt đầu thu hút khách, sau đó mở tính năng đặt phòng trực tiếp cho từng khách sạn. Anh/Chị vui lòng xác nhận đích đến là C, để chúng tôi xây nền tảng cho việc đó ngay từ đầu thay vì phải làm lại về sau.

One website for the group, or one website per hotel?

Choose one

• AOne group website. A single brand and a single web address; each hotel is a page within it.
• BGroup website plus a site per hotel. yourgroup.com presents the portfolio, and each hotel also has its own web address and its own look and feel.
• CIndependent websites. Each hotel entirely separate, with nothing shared.

Also: can one guest ever book two different hotels in a single transaction (for example a multi-city trip paid for once), or does every booking always belong to exactly one hotel?

Why we ask: search engines and returning guests respond to a hotel having its own identity, so B usually wins more direct bookings than A. B costs little extra if we plan for it now, and a lot if we retrofit it. C means three or four separate projects and three or four maintenance bills.

Our recommendation: B, with each booking belonging to exactly one hotel. If you genuinely need multi-hotel itineraries in one payment, tell us now. It is a fundamental change, not an add-on.

Một website chung cho cả chuỗi, hay mỗi khách sạn một website?

Chọn một phương án

• AMột website chung. Một thương hiệu, một địa chỉ website; mỗi khách sạn là một trang bên trong.
• BWebsite chung của chuỗi, cộng thêm website riêng cho từng khách sạn. tenchuoi.com giới thiệu toàn bộ hệ thống, đồng thời mỗi khách sạn có địa chỉ website riêng và phong cách riêng.
• CCác website hoàn toàn độc lập. Mỗi khách sạn tách biệt, không dùng chung gì cả.

Ngoài ra: có trường hợp nào một khách đặt hai khách sạn khác nhau trong cùng một lần thanh toán không (ví dụ hành trình qua nhiều thành phố, trả tiền một lần), hay mỗi đơn đặt phòng luôn thuộc về đúng một khách sạn?

Vì sao chúng tôi cần biết: công cụ tìm kiếm (Google) và khách quay lại đều phản hồi tốt hơn khi mỗi khách sạn có bản sắc riêng, nên phương án B thường mang lại nhiều đơn đặt trực tiếp hơn A. Nếu tính toán ngay từ bây giờ, B chỉ tốn thêm rất ít; nhưng nếu sau này mới bổ sung thì chi phí rất lớn. Phương án C nghĩa là ba hoặc bốn dự án riêng biệt, và ba hoặc bốn khoản chi phí vận hành riêng.

Đề xuất của chúng tôi: phương án B, và mỗi đơn đặt phòng thuộc về đúng một khách sạn. Nếu Anh/Chị thực sự cần cho khách đặt nhiều khách sạn trong một lần thanh toán, xin cho biết ngay từ giờ. Đây là thay đổi mang tính nền tảng, không phải một tính năng bổ sung.

Tell us about the portfolio

Please fill in what you know:

Why we ask: displaying prices in several currencies and charging in several currencies are two very different jobs. The first is a convenience; the second affects how money is stored and reported and must be decided before we start, not after. The same is true of selling anything that is not a room night: a spa treatment or a tour books differently from a bedroom.

Our recommendation: none. These are your facts. Please flag immediately if any hotel is outside Vietnam, or if guests will be charged in more than one currency.

Thông tin về hệ thống khách sạn

Anh/Chị vui lòng điền những thông tin đã có:

Vì sao chúng tôi cần biết: hiển thị giá bằng nhiều loại tiền và thu tiền bằng nhiều loại tiền là hai việc hoàn toàn khác nhau. Việc thứ nhất chỉ là tiện lợi cho khách xem; việc thứ hai ảnh hưởng đến cách lưu trữ và báo cáo doanh thu, và phải được quyết định trước khi bắt đầu, không thể bổ sung sau. Tương tự với các dịch vụ không phải phòng ngủ: một liệu trình spa hay một tour được đặt theo cách khác hẳn so với một đêm phòng.

Đề xuất của chúng tôi: không có đề xuất. Đây là thông tin thực tế của Anh/Chị. Chỉ xin lưu ý báo ngay nếu có khách sạn nào ở ngoài Việt Nam, hoặc nếu khách sẽ bị trừ tiền bằng nhiều hơn một loại tiền.

Who keeps the website content up to date, and how often?

Content means room descriptions, photographs, seasonal offers and packages, policy text, news, and landing pages for campaigns.

Choose one

• ANobody in-house. You would like us to make changes on request.
• BA marketing person or agency who needs to log in and make changes themselves, without waiting for us. Roughly how often, and how many people?
• CEach hotel's own staff maintain their own pages.

Also, please tell us:

• Do you already have professional photography and written descriptions for each hotel, or is that part of this project?
• Who approves what goes live: one person for the group, or each hotel's manager?

Why we ask: if your team edits content weekly, we must build a proper editing tool with permissions and approval, and that is a real part of the budget. If changes are rare, paying for that tool is waste. Getting this wrong in either direction is expensive.

Our recommendation: option B for a group your size, with one editing tool covering every hotel and per-hotel permissions, so a Da Nang manager cannot accidentally edit the Hanoi page.

Ai sẽ cập nhật nội dung website, và cập nhật thường xuyên đến mức nào?

Nội dung ở đây gồm: mô tả phòng, hình ảnh, các chương trình ưu đãi và gói dịch vụ theo mùa, các điều khoản và chính sách, tin tức, và các trang phục vụ chiến dịch quảng cáo.

Chọn một phương án

• AKhông có ai phụ trách nội bộ. Anh/Chị muốn chúng tôi cập nhật khi có yêu cầu.
• BCó nhân sự marketing hoặc agency cần tự đăng nhập và tự chỉnh sửa, không phải chờ chúng tôi. Khoảng bao lâu cập nhật một lần, và có bao nhiêu người tham gia?
• CNhân sự của từng khách sạn tự quản lý trang của khách sạn mình.

Ngoài ra, Anh/Chị vui lòng cho biết thêm:

• Đã có sẵn hình ảnh chuyên nghiệp và bài mô tả cho từng khách sạn chưa, hay đây cũng là một phần công việc của dự án này?
• Ai là người phê duyệt nội dung trước khi đăng: một người cho cả chuỗi, hay giám đốc của từng khách sạn?

Vì sao chúng tôi cần biết: nếu đội ngũ của Anh/Chị cập nhật nội dung hằng tuần, chúng tôi phải xây dựng một công cụ quản trị nội dung đầy đủ, có phân quyền và có bước phê duyệt, và đó là một phần chi phí thực sự của dự án. Nếu nội dung rất ít thay đổi, đầu tư vào công cụ đó là lãng phí. Ước lượng sai theo hướng nào cũng đều tốn kém.

Đề xuất của chúng tôi: phương án B cho quy mô chuỗi như của Anh/Chị: một công cụ quản trị duy nhất dùng cho tất cả khách sạn, có phân quyền theo từng khách sạn, để quản lý ở Đà Nẵng không thể sửa nhầm vào trang của khách sạn Hà Nội.